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Landlord call prep

German phrases for calling your landlord

A practical sheet for reporting a repair: describing the problem with seit, asking politely with könnten, and agreeing on a time window.

By HalloKit Editorial Team · Published · Internally reviewed by HalloKit Editorial Team on

Interactive practice

Rehearse this conversation with choices, feedback, and grammar notes, not just the phrase sheet.

Preview scenario

Answer first

In short

A practical sheet for reporting a repair: describing the problem with seit, asking politely with könnten, and agreeing on a time window.

Have ready
Your apartment address and floor; When the problem started
You may hear
Worum geht es denn? · Seit wann besteht das Problem?
Start with
Die Heizung funktioniert seit gestern nicht.

Checked against Federal Ministry of Justice and Consumer Protection, Federal Ministry of Justice and Consumer Protection, Make it in Germany. Full references appear below.

Bring

  • Your apartment address and floor
  • When the problem started
  • Times you can be home for a repair visit

Expect

  • Worum geht es denn?
  • Seit wann besteht das Problem?
  • Wann wären Sie zu Hause?
  • Ich melde mich beim Handwerker.
  • Können wir einen Termin machen?
Useful phrases

Be direct about the problem, polite about the request

Landlords respond well to seit for timing, a clear noun for the issue, and könnten Sie bitte for the ask.

  • Die Heizung funktioniert seit gestern nicht.

    The heating has not worked since yesterday.

  • Könnten Sie bitte jemanden schicken?

    Could you please send someone?

  • Ich bin morgen Nachmittag zu Hause.

    I will be home tomorrow afternoon.

  • Vielen Dank für die schnelle Hilfe.

    Thank you very much for the quick help.

Rescue phrases
  • Können Sie das bitte wiederholen?
  • Könnten wir einen anderen Termin finden?
  • Ich verstehe das Wort nicht.
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Complete dialogue

Hear the full conversation before you rehearse it

Read both sides once, then cover the English and say your lines aloud. The real appointment may use different wording, but the sequence is predictable.

  1. 01

    Landlord

    Hallo, hier ist Herr Keller. Worum geht es denn?

    Hello, this is Mr Keller. What is this about?

  2. 02

    You

    Guten Tag, hier ist Ihre Mieterin. Die Heizung funktioniert seit gestern nicht.

    Good day, this is your tenant. The heating has not worked since yesterday.

  3. 03

    Landlord

    Seit wann besteht das Problem genau?

    Since when has the problem existed, exactly?

  4. 04

    You

    Seit gestern Abend. Könnten Sie bitte jemanden schicken?

    Since yesterday evening. Could you please send someone?

  5. 05

    Landlord

    Wann wären Sie zu Hause?

    When would you be at home?

  6. 06

    You

    Ich bin morgen Nachmittag zu Hause.

    I will be home tomorrow afternoon.

  7. 07

    Landlord

    Ich melde mich beim Handwerker. Können wir einen Termin machen?

    I will contact the tradesperson. Can we make an appointment?

  8. 08

    You

    Ja. Morgen zwischen 14 und 17 Uhr geht gut.

    Yes. Tomorrow between 2 and 5 p.m. works well.

  9. 09

    Landlord

    Gut, ich gebe Bescheid.

    Good, I will let you know.

  10. 10

    You

    Vielen Dank für die schnelle Hilfe.

    Thank you very much for the quick help.

Useful vocabulary

Words you are likely to hear

Learn the noun with its article and notice the short grammar pattern attached to it.

die Heizung
heating
Die Heizung funktioniert nicht is a clear problem statement.
seit
since
Use seit plus a time: seit gestern, seit zwei Tagen.
der Handwerker
tradesperson
The landlord often calls a Handwerker rather than coming in person.
der Termin
appointment
Können wir einen Termin machen? is the scheduling line.
zu Hause
at home
Wann wären Sie zu Hause? needs a time window, not only a day.
die Mieterin / der Mieter
tenant
Identify yourself early: Hier ist Ihre Mieterin / Ihr Mieter.
Common mistakes

Small fixes that make the conversation clearer

  • Describing the problem without seit

    Die Heizung ist kaputt is vague. Die Heizung funktioniert seit gestern nicht gives a timeline.

  • Using du on the first call

    Stay with Sie and könnten Sie bitte unless the landlord has already switched to du.

  • Saying only Morgen

    Give a window: Ich bin morgen Nachmittag zu Hause or zwischen 14 und 17 Uhr.

Common questions

FAQ

Short answers for the questions people ask before this appointment.

How do I report a heating problem to my landlord in German?+

Say Die Heizung funktioniert seit gestern nicht and follow with Könnten Sie bitte jemanden schicken?

How do I suggest a repair time window?+

Use Ich bin [day/time] zu Hause, for example Ich bin morgen Nachmittag zu Hause.

What tone should I use on the phone?+

Stay factual and polite. Describe the problem first, then ask with könnten rather than demanding schnell or sofort.

What if I need a different appointment time?+

Ask Könnten wir einen anderen Termin finden? to reschedule calmly.

Take it with you

Print or save the offline pocket card with the key lines for appointment day.

Open pocket card
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Sources and references

Authoritative references used to verify the preparation details in this guide. Local requirements can still differ.